İş yeri evrak arşivini depoda saklamak

Bir ofiste en çok yer kaplayan şeylerden biri, artık her gün kullanılmayan ama atılamayan evraktır: geçmiş yılların muhasebe belgeleri, eski sözleşmeler, personel dosyaları, proje çizimleri. Bu klasörler hem metrekaresi pahalı ofis alanını işgal eder hem de düzensiz durduğunda aranan belgenin bulunmasını zorlaştırır. Arşivi bir depo birimine taşımak, düzgün yapıldığında ofise yer açar ve belgeye ulaşmayı kolaylaştırır.

Önce neyin saklanacağına karar verin

Taşımadan önce arşivi üç gruba ayırın:

• Saklama süresi devam edenler: yasal ya da sözleşmesel olarak belirli bir süre korunması gereken belgeler. Hangi belgenin ne kadar saklanacağını mali müşavirinizle ve hukuk danışmanınızla netleştirin; bu yazı bir mevzuat rehberi değildir.
• Süresi dolmuş ama değerli olanlar: proje arşivi, kurum tarihi, referans dosyaları.
• İmha edilecekler: süresi dolmuş ve saklama gerekçesi kalmamış belgeler. Kişisel veri içeren belgeleri imha ederken kurumunuzun imha prosedürünü uygulayın.

Yalnızca ilk iki grubu depoya taşımak, hem birim boyunu küçültür hem de arşivin içinde aramayı kolaylaştırır.

Kutu numaralama: tek kural

Arşivin depoda işe yaraması için her kutunun benzersiz bir numarası olmalıdır ve bu numara bir dizin listesine bağlanmalıdır. Pratik bir biçim:

Kutunun dört yüzüne yalnızca numarayı büyük yazın; içeriği kutuya değil listeye yazın. Böylece kutunun içinde ne olduğu dışarıdan okunmaz, aranan belge listeden bulunur.

Kutu ve raf seçimi

Standart arşiv kutuları (klasör boyutunda, kapaklı) aynı ölçüde olduğu için düzgün istiflenir. Ofis hazır listemizde 40 arşiv kutusu, üç dosya dolabı, dört çalışma masası ve iki kitaplık yaklaşık 7 m³ tutar ve 4 m²’lik birime yerleşir; ofis listesiyle kendi sayınızı deneyin.

Kutuları doğrudan zemine koymak yerine metal raf kullanın. Raf hem zeminden gelebilecek nemden korur hem de alttaki kutuyu çıkarmak için üstteki beş kutuyu indirme zorunluluğunu ortadan kaldırır. 4–6 m²’lik bir birime iki sıra raf ve ortada bir geçit sığar.

İklim koşulu

Kâğıt, sıcaklık ve nem dalgalanmasından etkilenir: sayfalar dalgalanır, mürekkep solar, uzun vadede küf lekeleri oluşabilir. Birkaç aylık geçici depolamada standart birim yeterlidir. Arşiv yıllarca kalacaksa ve içinde orijinal sözleşme, fotoğraf ya da çizim gibi değerli belgeler varsa iklim kontrollü bölüm daha uygun bir seçimdir.

Erişim ve kayıt

Arşive kimin, ne zaman girdiği önemlidir. Haznekent’te bina girişi kişisel kodla yapılır ve her giriş-çıkış müşteri portalındaki giriş kayıtlarında görünür. Kurumsal kiralamada:

1. Sözleşme şirket adına yapılır, yetkili kişi belirlenir.
2. Arşive erişecek çalışanlar şirket içinde belirlenir; giriş kodu paylaşımı şirketin kendi sorumluluğundadır.
3. Bir çalışan ayrıldığında kodu müşteri portalından yenilemek yeterlidir; eski kod hemen geçersiz olur.

Hangi kutunun depodan alındığını ve geri konduğunu dizin listesine işlemek, arşivin yıllar içinde dağılmasını önler.

Arşivi taşıma günü

Arşiv kutuları ağırdır ve sayıları fazladır. Taşımayı departman departman yapın, her departmanın kutularını kamyonete ayrı bir grup olarak yükleyin ve depoda da aynı sırayla rafa dizin. Kutular rafa yerleştikçe dizin listesindeki raf konumunu güncelleyin; taşıma bittiğinde liste de tamamlanmış olur. Kutuları üst üste beşten fazla istiflemeyin, alttaki kutunun ezilmesi içindeki klasörlere zarar verir.

Sık yapılan hatalar

• Her şeyi taşımak: İmha süresi gelmiş belgeleri depoya taşımak, kira ödenen alanı gereksiz yere büyütür.
• Departmanları karıştırmak: Muhasebe, insan kaynakları ve proje dosyalarını aynı rafa karışık koymak, arama süresini katlar. Her departmana ayrı raf ya da raf katı ayırın.
• Listeyi tek kişide tutmak: Dizin listesi yalnızca bir çalışanın bilgisayarındaysa, o kişi ayrıldığında arşiv işlevini yitirir. Listeyi ortak bir klasörde tutun.
• Kişisel veriyi unutmak: Personel dosyaları ve müşteri sözleşmeleri kişisel veri içerir. Bu kutulara kimlerin erişebileceğini şirket içinde yazılı olarak belirleyin.

Teklif ve sözleşme

Arşiv, e-ticaret stoku ya da ekipman gibi iş yeri ihtiyaçları için iş yeri depolama sayfasındaki formdan teklif isteyebilirsiniz. Formda yaklaşık kutu sayısını, erişim sıklığını ve süreyi yazmanız yeterlidir; resepsiyon size uygun birim ve süre seçeneğini iletir.