Bir depo işletmesinde resepsiyona gelen telefonların büyük kısmı aynı birkaç konudadır: “Kodumu unuttum”, “Faturamı gönderir misiniz?”, “Bir büyük birime geçebilir miyim?”, “Ay sonunda çıkıyorum.” Bu soruların her biri birkaç dakika sürer ama toplandığında resepsiyonun gününü doldurur. Self storage müşteri portalı, bu işlerin çoğunu kiracının kendi telefonuna taşır.
Sorun: bilgi resepsiyonda, kiracı kapıda
Kiracı depoya akşam saat dokuzda geldiğinde resepsiyon kapalıdır. Kodunu bulamıyorsa, ödemesinin geçip geçmediğini bilmiyorsa ya da hangi kolide ne olduğunu hatırlamıyorsa yapabileceği bir şey yoktur. Portal bu bilgilerin hepsini, giriş saatlerinin tamamında erişilebilir kılar.
Portalda neler var?
- Giriş kodu kartı: Büyük puntolu 6 haneli PIN ve kapıdaki okuyucuya gösterilecek QR kod. Kod kaybolursa ya da paylaşıldıysa tek dokunuşla iptal edilip yenisi alınır.
- Birim bilgisi: Birim kodu ve boyu, tesis, kat, sözleşme süresi, aylık kira.
- Giriş kayıtları: Hangi kapıdan, hangi gün ve saatte girildiği; reddedilen denemeler ve nedeni.
- Faturalar ve otomatik ödeme: Geçmiş ve bekleyen faturalar, tek tıkla ödeme, otomatik ödeme talimatını açma ve kapama.
- Birim büyütme ve küçültme: Hedef boy seçilir; talep panele düşer, uygun birim bulunduğunda kiracıya bildirilir.
- Taşıma randevusu: Kamyonet ve iki görevli için gün ve dilim seçimi, Pazar ve resmî tatil kurallarıyla.
- Envanter listem: Kiracının kendi eşya listesi: ad, adet, not ve fotoğraf.
- Sözleşme sonlandırma: Çıkış tarihi seçilir; birim boşaltıldıktan sonra kilit kesme ve temizlik iş emri sahaya düşer.
Gecikmede şeffaflık
Ödemesi geciken kiracı, portalda nerede olduğunu açıkça görür: vade günü, hatırlatma, ikinci bildirim, erişim kısıtı. Dil nötr ve saygılıdır; eşyaların yerinde kaldığı ve ödeme alındığı anda kodun kendiliğinden açılacağı yazar. Demoda Selin Korkmaz hesabıyla bu senaryoyu deneyebilirsiniz: ödemeyi yaptığınızda kod hemen açılır, panelde de erişim kısıtı kalkar.
Nasıl çalışır?
- Kiracı portala giriş yapar (kurulumda SMS kodu ya da e-posta bağlantısı; demoda hazır hesaplar).
- Portal, kiracının sözleşmelerini, faturalarını ve giriş kayıtlarını yönetim programından okur.
- Kiracının yaptığı her işlem (ödeme, talep, kod yenileme, envanter) aynı veriye yazılır ve panelde anında görünür.
Yönetim programıyla tek veri
Portal ayrı bir uygulama değil, aynı self storage yönetim programının kiracıya açılan yüzüdür. Resepsiyon panelden bir kodu iptal ettiğinde portalda “kod iptal edildi” yazar; kiracı portaldan büyütme talebi gönderdiğinde panelin talepler ekranına düşer. Elle aktarılacak bir şey yoktur.
Demodaki ekranlar
- Depom (müşteri portalı)Demo kiracılarla giriş: Çağlar Aydın, Selin Korkmaz
- Taşıma randevusuPortaldaki randevunun site karşılığı
- Panelde taleplerPortaldan gelen büyütme ve sonlandırma talepleri
- Panelde giriş kontrolKod iptali, yenileme, giriş kayıtları
Kurulumda neler uyarlanır?
- Kimlik doğrulama: SMS kodu, e-posta bağlantısı ya da mevcut müşteri girişiniz
- Kapı sisteminizin PIN/QR biçimi ve kod yenileme kuralları
- Ödeme kuruluşu ve otomatik ödeme (kart saklama) entegrasyonu
- Talep türleri ve onay akışı (büyütme, küçültme, sonlandırma, fatura)
- Portal metinleri, bildirim şablonları ve marka renkleri