Bir self storage işletmesinin günü, yüzlerce küçük kararın toplamıdır. Hangi 6 m² birim boş? Ödemesi on gün geciken kiracının kodu askıya alındı mı? Yarın sabah iki kamyonet de dolu mu? Doluluğu %93’e çıkan boyun fiyatı yeni kiralamalarda artırılmalı mı? Bu soruların cevabı Excel tablolarına, kâğıt deftere ve resepsiyondaki kişinin hafızasına dağıldığında hata kaçınılmazdır. Self storage yönetim programı, hepsini tek bir canlı veriye toplar.
Sorun: doluluk her an değişir
Bir depo tesisinde doluluk gün içinde değişir: online bir kiralama gelir, bir kiracı çıkar, bir birim kilit değişimi için bakıma alınır. Eski bir liste, müsait gösterdiği birimin aslında dolu olduğu anlamına gelebilir. Programın merkezindeki doluluk haritası, kat planını birimlerin anlık durumuyla gösterir; sitedeki birim haritasıyla aynı veriyi kullanır.
Rollere göre ekranlar
| Rol | Gördüğü ana ekranlar |
|---|---|
| Tesis müdürü | Pano, doluluk haritası, gelir yönetimi, kampanyalar, istatistik, site içeriği, ayarlar |
| Resepsiyon | Kiracı kartı, yeni sözleşme ve rezervasyon, kod iptali ve yenileme, talepler, taşıma takvimi, teklifler |
| Saha görevlisi | Kat planında birim durumu, kilit kesme ve temizlik, bakım işleri, günün taşımaları |
| Muhasebe | Tahsilat ve gecikme süreci, erişim kısıtı ve açılışı, faturalar, otomatik ödeme, m² başı gelir |
Erişim ve gecikme yönetimi
Gecikme süreci, programın en hassas bölümüdür ve kurallarla yürür: vade günü otomatik çekim denemesi, belirli günlerde hatırlatma ve ikinci bildirim, sonra giriş kodunun geçici olarak askıya alınması ve en son yazılı bildirim. Her adımın gün sayısı ayarlardan değiştirilir; bildirimler kiracı kartına tarih ve kanalıyla işlenir. Ödeme alındığı anda kod kendiliğinden açılır ve kapı kayıtlarında görünür. Dil nötr tutulur: eşyalar yerinde kalır, amaç ödemeyi kolaylaştırmaktır.
Nasıl çalışır?
- Birim, kiracı, sözleşme, fatura ve giriş kaydı aynı veritabanındadır; her ekran bu veriden okur.
- Site (online kiralama, taşıma randevusu, teklif formu) ve müşteri portalı aynı veriye yazar; panelde anında görünür.
- Her işlem, kimin yaptığıyla birlikte işlem günlüğüne düşer.
- Gelir yönetimi ekranı, tesis ve boy bazında doluluğu hesaplar ve hedef banda göre fiyat önerisi sunar; öneri onaylanırsa yalnızca yeni kiralamalara uygulanır.
Dinamik fiyat ve istatistik
Gelir yönetimi ekranı her tesis ve boy için doluluk oranını, bekleyen talepleri ve ortalama kirayı yan yana gösterir. Doluluk %92’nin üstündeyse artış, %55’in altındaysa kampanya ya da indirim önerilir. İstatistik ekranı ise 24 aylık doluluk ve gelir eğrisini, ortalama kalış süresini, yeni kiralama ve çıkış sayılarını ve m² başı geliri gösterir.
Tek programda site ve panel
Bu demoda gördüğünüz depo kiralama sitesi, müşteri portalı ve yönetim paneli tek bir sistemdir. Panelde fiyat değiştirildiğinde fiyat sayfası, bir birim bakıma alındığında kat planı, bir SSS eklendiğinde SSS sayfası aynı anda güncellenir.
Demodaki ekranlar
- Bugün (pano)Doluluk, gelir, günün işleri
- Doluluk haritasıKat planı canlı, birim kartı
- Tahsilat ve gecikmeAşamalar, bildirim, erişim kısıtı ve açılış
- Gelir yönetimiDoluluğa göre fiyat önerisi
- Saha görevlisiBakım, kilit kesme, günün taşımaları
Kurulumda neler uyarlanır?
- Tesisleriniz, katlarınız ve birim envanteriniz (mevcut tablodan aktarım)
- Roller ve yetkiler; personel listeniz
- Gecikme adımlarının gün sayıları, bildirim şablonları ve gecikme bedeli
- Kapı ve geçiş sistemi bağlantısı (PIN/QR, kod iptali)
- Muhasebe/e-belge ve ödeme kuruluşu entegrasyonları
- Dinamik fiyat bantları ve kampanya kuralları